Datenschutzerklärung

Ingenieurbüro Varol & Dr. Hott, [Anschrift], Telefon 0152 56409804, E-Mail varol@varol-hott.de.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir [benannt / nicht benannt].

Wenn Sie einen Auftrag über dieses Portal anlegen, verarbeiten wir:

• Ihre Angaben aus dem Formular: Objektadresse, Name oder Firma, E-Mail-Adresse und — soweit angegeben — Telefonnummer, Rechnungsadresse und Anlass der Ausstellung.
• Die von Ihnen hochgeladenen Objektunterlagen sowie die daraus ausgelesenen gebäudebezogenen Angaben.
• Technische Daten, die beim Aufruf des Portals anfallen: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Gerätekennung. Diese Daten entstehen im Server-Log unserer Dienstleister und werden nach [Frist, üblich 7–30 Tage] gelöscht.

Hochgeladene Unterlagen können personenbezogene Daten Dritter enthalten, etwa Namen von Mietern in Heizkostenabrechnungen. Bitte schwärzen Sie solche Angaben, wenn sie für den Energieausweis nicht erforderlich sind. Für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung von Daten Dritter sind Sie als hochladende Stelle verantwortlich.

• Erstellung des Energieausweises und Abwicklung des Auftrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahme).
• Automatisierte Auswertung Ihrer Unterlagen durch die Anthropic-API. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie beim Upload erteilen, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Aufbewahrung nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherer Betrieb des Portals. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im störungsfreien und missbrauchssicheren Betrieb.

Die hochgeladenen Unterlagen werden zur Auswertung an die Anthropic PBC, 500 Howard Street, San Francisco, CA 94105, USA, übermittelt und dort durch ein Sprachmodell ausgelesen. Ziel ist ausschließlich, die energieausweisrelevanten Angaben zu erkennen, damit Sie diese nicht von Hand eintragen müssen.

Anthropic ist ein Anbieter mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) in Verbindung mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Ergänzend gelten die von Anthropic zugesagten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Trotz dieser Garantien lässt sich nicht vollständig ausschließen, dass US-Behörden auf Grundlage dortiger Gesetze Zugriff verlangen; ein dem europäischen Recht gleichwertiges Schutzniveau ist insoweit nicht garantiert.

Nach den mit Anthropic vereinbarten Bedingungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training von Modellen verwendet.

Sie können der Auswertung durch die Anthropic-API widersprechen und uns die Unterlagen stattdessen per E-Mail oder Post zusenden; wir erfassen die Angaben dann von Hand. Der Preis bleibt unverändert, die Bearbeitung dauert länger.

Wir setzen für den Betrieb des Portals folgende Dienstleister ein. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

• Vercel Inc. (Hosting der Anwendung). Die Ausführung erfolgt in der Region Frankfurt am Main (fra1). Übermittlungen in die USA sind auf Grundlage der Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Supabase Inc. (Datenbank und Dateispeicher). Das Projekt liegt in der EU-Region Frankfurt am Main.
• Anthropic PBC (Auswertung der Unterlagen, siehe oben).
• Resend (E-Mail-Versand), Verarbeitung in der EU-Region.

Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist — etwa die Registrierung des Energieausweises bei der zuständigen Registrierstelle (DIBt) nach § 80 Abs. 6 GEG.

Sie erhalten per E-Mail einen persönlichen Link zu Ihrem Auftrag. Er enthält ein zufälliges Token von mindestens 32 Zeichen und ist 30 Tage gültig. Außer diesem Token stehen keine personenbezogenen Daten in der Adresszeile. Bitte geben Sie den Link nicht weiter — wer ihn besitzt, sieht Ihre Auftragsdaten.

• Hochgeladene Objektunterlagen löschen wir automatisch zwölf Monate nach Eingang.
• Der Zugriffslink verfällt nach 30 Tagen.
• Auftrags- und Rechnungsdaten bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs bzw. zehn Jahren auf (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Ausgestellte Energieausweise bewahren wir nach § 87 GEG [Aufbewahrungsfrist prüfen] auf.

Das Portal setzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und bindet keine externen Schriftarten oder Skripte ein. Für den Zugang zum internen Backoffice wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt; Kunden des Portals sind davon nicht betroffen.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen.

Wenden Sie sich dafür formlos an varol@varol-hott.de.

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: [zuständige Landesdatenschutzbehörde].

Die Angabe von Objektadresse, Name und E-Mail-Adresse ist für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne diese Angaben können wir keinen Energieausweis ausstellen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig und dienen einer schnelleren Bearbeitung.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Zuordnung des Ausweistyps folgt festen, gesetzlich vorgegebenen Regeln, die im Portal nachvollziehbar begründet werden; das Ergebnis wird vor der Ausstellung fachlich geprüft.